Электронные сведения СТД-Р
Как подписать и передать сведения о трудовой деятельности для работника от работодателя дистанционно
1 января 2020 года в Трудовой кодекс РФ введена новая ст. 66.1 «Сведения о трудовой деятельности» (внесена Законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ)
В частности, эта статья закрепляет право работников получать сведения о трудовой деятельности у работодателя по последнему месту работы (за период работы у него).
Это может быть:
- бумажная справка СТД-Р, заверенная надлежащим образом (подпись руководителя и печать при наличии);
- электронные сведения СТД-Р, подписанные усиленной квалифицированной подписью (при ее наличии у работодателя) то есть это не обязанность, а право.
По общему правилу наниматель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности способом, указанным в заявлении. Его можно направить и по электронной почте, если такой порядок установлен работодателем.
По первому пункту обычно вопросов нет, а по подписанию электронной подписью много неясного и непонятного. Еще раз подчеркнём, что Закон дает право, а не обязанность подписания с помощью ЭЦП.
Разберем, что значит подписать и как вывести визуально эту самую эцп в документ.
Самый главный вопрос - это визуализация электронной подписи на исходящих документах в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016
Для ответа на вопрос: где должна располагаться визуализация, цитируем п. "а" п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016: "…место размещения отметки об электронной подписи должнo соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;"
По закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
Соответственно ЭЦП может быть прикреплённая и откреплённая (отдельный файл). Если Вы хотите отправить юридически значимый файл работнику, то нужно его отправлять вместе с файлом ЭЦП, а на принимающей стороне должна производиться проверка корректности ЭЦП.
При этом Важное замечание: файл должен быть без визуализации! Только в этом случае средства автоматической проверки смогут подтвердить подлинность документа.
Практика отправки сканов документов со штампами ЭЦП (визуализированных документов), с точки зрения закона не является верным. И фактически не отличается от отправки сканкопии документа с печатью организации, подписанного директором собственноручно.
Таким образом: юридическую силу имеет оригинал СТД-Р с печатью (при наличии) и подписью, выданный на руки работнику. Либо при наличии электронной цифровой подписи в организации сам файл (без какой-либо визуализации) и файл электронной подписи. Наличие этих двух файлов является подтверждением юридической значимости документа. Этот тип подписи является открепленной. Файл может быть открыт обычными средствами. Файл подписи будет подтверждением юридической значимости.
Также возможно объединение этих двух файлов в один – тогда подпись является прикрепленной и открыть документ можно будет только с помощью специализированных программных комплексов.
Как проверить документ и подписи?
С помощью программы 1С:ЗУП 3.1 мы можем подписать любой документ. Подпись будет открепленной. В итоге мы получим три файла:
Файл сертификата с расширением cer, файл открепленной подписи с расширением p7s, и сам файл (в нашем случае формата pdf без визуализации эцп).
Все эти файлы можем передать работнику. Работник может перейти по ссылке на портал госуслуги
https://www.gosuslugi.ru/pgu/eds
Действительность сертификата и подписи
И проверить подлинность подписи
В результате проверки работник получит подтверждение подлинности документа. (Все три файла не должны редактироваться, то есть любые изменения приведут к недействительности подписи)
Если сотрудник подал заявление о ведении бумажной трудовой книжки, то СТД-Р вообще не выдается. Все сведения в трудовой книжке.
Если сотрудник подал заявление о ведении электронной трудовой книжки, то у нас два варианта: выдаем оригинал СТД-Р с живой подписью директора и печатью (при наличии). Либо второй вариант (при наличии эцп), подписываем электронной подписью, с помощью 1с:ЗУП 3.1, получаем три файла (файл сертификата с расширением cer, файл открепленной подписи с расширением p7s, и сам файл ). Передаем сотруднику любым доступным способом.
Как подписать документ в 1с:ЗУП
В документе СТД-Р выводим форму для просмотра
Сохраняем его в любом формате
После этого закрываем форму и переходим по ссылке Присоединенные файлы. Далее нажимаем на кнопку Добавить, выбираем подпункт файл с диска и выбираем нами сохраненный на предыдущем шаге файл.
Далее на кнопку Подписать и далее сохранить вместе с электронной подписью.
Подписание без 1с:зуп 3.1
Подписать документ без визуализации можно также с помощью Adobeacrobatreader и КриптоПДФ. Обе программы на 18 мая 2020 бесплатные
AdobeReaderDC https://get.adobe.com/ru/reader/?promoid=KSWLH
КриптоПДФ https://www.cryptopro.ru/products/other/pdf/downloads) бесплатна при наличии лицензии на КриптоПРО CSP.
Как же можно визуализировать ЭЦП?
Возможны варианты:
I. Создать в графическом редакторе визуализацию ЭЦП по ГОСТ и добавлять ее в документ (например с помощью бесплатной программы foxitreader)
II. Создание внешней печатной формы для этого документа с визуализацией ЭЦП.
Эти способы - всего лишь визуализация. При этом любая визуализация не имеет юридической силы. Даже если создана с помощью автоматизированных систем.
III. Приобретение комплекса KриптоАРМ https://www.cryptopro.ru/order/
И подписки на продукт Adobe Reader C Pro (Цена за одно рабочее место от 1095 рублей в месяц.)
У вас есть вопросы или нужна помощь по ЭЦП или 1С?
Воспользуйтесь формой ниже или позвоните нам по телефону +7 495 787-52-65
Мы на связи!
С радостью ответим на все ваши вопросы по телефону: