Как ознакомить дистанционного сотрудника с должностной инструкцией?
Передача файлов произвольного формата в сервисе «1С:Кабинет сотрудника»
Разберем, как получить подтверждение у дистанционного сотрудника, что он ознакомился с должностной инструкцией.
⇒ Переходим на вкладку «Кадры», раздел «Документы кадрового ЭДО» (рис.1)
⇒ В разделе «Документы кадрового ЭДО» нажимаем кнопку «Создать» (рис. 2)
⇒ Заполняем карточку электронного документа (рис. 3)
⇒ Если с инструкцией нужно ознакомить несколько сотрудников, в поле «Сотрудник» вносим всех поименно.
Нажимаем ссылку «Выбрать». Выбираем нужный нам файл с должностной инструкцией (рис. 4).
Формат файла может быть любым, но мы рекомендуем формат PDF. Сотруднику на мобильном устройстве просматривать файл PDF проще. Кроме того, внести какие-либо изменения в файл такого формата сложнее.
⇒ Нажимаем «ОК» (рис. 5)
⇒ Передаем документ в кабинет сотрудника (рис. 6)
⇒ Соглашаемся с необходимостью записать документ (рис. 7)
⇒ Выбираем сотрудников, которые будут визировать документ со стороны организации.
Это могут быть как сотрудники, имеющие квалифицированную электронную подпись (рис. 8), так и без нее (рис. 8а).
Чтобы открылся полный список, надо убрать галочку «Только с сертификатами» (рис. 8а).
⇒ Все готово, должностная инструкция отправлена сотруднику.
Пока сотрудник ее не подпишет в списке «Документы кадрового ЭДО» в поле «Подписан» будет указано «Не подписано» (рис. 9).
После подписания статус изменится на «Подписано ЭП» (рис. 9а).
Подсмотрим, как знакомится сотрудник с должностной инструкцией в личном кабинете.
На главной странице отображаются документы для ознакомления (рис. 10).
⇒ Сотрудник переходит в раздел «Документы» и видит список документов, с которыми ему надо ознакомиться (рис. 10а).
⇒ В кабинете сотрудник читает документ и фиксирует факт ознакомления (рис 11)
⇒ Для подтверждения ознакомления сотруднику нужно ввести пароль электронной подписи и нажать кнопку «Подписать» (рис. 12)
⇒ Аналогичным образом происходит ознакомление сотрудников с:
- приказами по компании;
- положением об оплате труда;
- другими документами, созданными вне программы 1С.
В списке «Документы кадрового ЭДО» есть сортировка по сотруднику. Всегда видно, какие документы были отправлены сотруднику, подписаны им или находятся у него на рассмотрении.
В случае проверки Государственной инспекцией труда, в качестве подтверждения ознакомления сотрудника с должностной инструкцией должным образом, необходимо предоставить файл должностной инструкции без штампов подписей вместе с файлами подписей. Именно эта совокупность файлов является электронным документом с электронными подписями. Эти файлы хранятся в программе 1С, отдельно их хранить нет необходимости. В случае надобности, открывается карточка документа и выгружается архив нужных файлов (рис.13).
⇒ На рис.14 показываем, какие файлы содержатся в архиве.
